Datenschutzerklärung

Informationen über die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten

Sorgfalt und Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und zu welchem Zweck, hängt vom jeweiligen Vertragsverhältnis ab.

1. Arten von personenbezogenen Daten

Wenn Sie eine Anfrage haben, von uns ein Angebot erstellen lassen oder mit uns einen Vertrag abschließen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten u.a. auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Vorname, Nachname
• Adresse
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail-Adresse)
• Staatsangehörigkeit
• Vertragsstammdaten, insbesondere Vertragsnummer, Laufzeit, Kündigungsfrist, Art des Vertrags
• Rechnungsdaten/Umsatzdaten
• Bonitätsdaten
• Zahlungsdaten/Kontoinformationen
• Gesundheitsdaten
• Account-Informationen, insbesondere Registrierung und Logins
• Video- oder Bildaufnahmen

Im Zuge der Vertragsanbahnung greifen wir auch auf Daten zurück, die uns Dritte zur Verfügung gestellt haben. Je nach Art des Vertrages handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Informationen zur Kreditwürdigkeit (über Auskunfteien)

2. Ihre Rechte als betroffene Person

Zunächst möchten wir Sie an dieser Stelle über Ihre Rechte als betroffene Person informieren. Diese Rechte sind in den Art. 15 - 22 EU-DS-GVO normiert. Dies umfasst:

• Das Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DS-GVO),
• Das Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DS-GVO),
• Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DS-GVO),
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO),
• Das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 EU-DS-GVO),
• Das Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 EU-DS-GVO).

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: datenschutz@piagroup.com. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Widerspruchsrechte

Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit Widerspruchsrechten folgendes:

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Datenverarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Dies gilt auch für ein Profiling, soweit es mit der Direktwerbung in Verbindung steht.

Wenn Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung widersprechen, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch ist kostenlos und kann formfrei erfolgen, möglichst an datenschutz@piagroup.com.

Für den Fall, dass wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3. Herkunft die Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von unseren Kunden, Dienstleistern und Lieferanten erhalten.

Außerdem erhalten wir personenbezogene Daten von folgenden Stellen:

• Auskunfteien
• Öffentlich zugängliche Quellen: Handels- oder Vereinsregistern, Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher
• Andere Konzernunternehmen

4. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

4.1 Aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

• Marktforschung (z.B. Kundenzufriedenheitsbefragungen)
• Marketing und Werbung
• Veröffentlichung einer Kundenreferenz (Name und Bild)

4.2. Zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Auftrags bzw. des Kaufvertrages.

Innerhalb dieses Vertragsverhältnisses werden wir Ihre Daten insbesondere zur Durchführung folgender Tätigkeiten verarbeiten:

Vertragsbezogene Kontaktaufnahme, Vertragsmanagement, laufende Kundenbetreuung, Service Center, Wahrnehmung von Gewährleistungsansprüchen, Forderungsmanagement, Vertragsbeendigungsmanagement.

Nähere Informationen zu den Zwecken der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen entnehmen.

4.3. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)

Als Unternehmen unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein.

• Kontroll- und Meldepflichten
• Prävention/Abwehr strafbarer Handlungen

4.4. Aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.

• Zentrale Kundendatenverwaltung im Konzernverbund
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit
• Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts
• Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
• Kreditwürdigkeits- und Identitätsprüfungen

5. Weitergabe an Dritte

Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber verschiedenen öffentlichen oder internen Stellen, sowie externe Dienstleistern offengelegt.

5.1. Unternehmen im Konzernverbund

Die PIA-Gruppe unterhält eine zentrale Kundendatenverwaltung, auf die Mitarbeiter sämtlicher verbundener Unternehmen zugreifen können, um Ihnen das ganze Spektrum unserer Dienstleistungen aus einer Hand anbieten zu können. Die Unternehmen der PIA-Gruppe können Sie unter diesem Link abrufen: https://www.piagroup.com/unternehmen/#c14683

5.2. Externe Dienstleister

Wir arbeiten mit ausgewählten externen Dienstleistern zusammen, um unsere vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zu erfüllen:

• IT-Dienstleister (z.B. Wartungsdienstleister, Hosting-Dienstleister)
• Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung
• Druckdienstleistungen
• Telekommunikation
• Zahlungsdienstleister
• Beratung und Consulting
• Dienstleister für Marketing oder Vertrieb
• Auskunfteien
• Webhosting-Dienstleister
• Wirtschaftsprüfer

5.3. Öffentliche Stellen

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

• Finanzbehörden
• Zollbehörden

5.4. Drittlandübermittlung / Drittlandübermittlungsabsicht

Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten.

Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir die von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellten Standard-Datenschutzklauseln ab. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor.

Wenn Sie Einsicht in die bestehenden Garantien nehmen wollen, können Sie uns unter datenschutz@piagroup.com kontaktieren.

6. Speicherdauer der Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.

Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Zu nennen sind Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO). Die Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel 10 Jahre.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

7. Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Zur Eingehung einer Geschäftsbeziehung müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind oder die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend erheben müssen. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses nicht möglich.

Globale Datenschutzerklärung für Bewerbern

Die PIA Automation Group (einschließlich ihrer Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen, die während Ihres Bewerbungsprozesses angegeben wurden) („PIA“, „wir“ oder „uns“) ist das Unternehmen, das für die Besetzung der Stelle verantwortlich ist, auf die Sie sich beworben haben.

Diese globale Datenschutzerklärung für Bewerber („Erklärung“) erläutert, wie PIA Ihre personenbezogenen Daten während des Einstellungsprozesses erfasst, verwendet, weitergibt, überträgt und schützt. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Diese Informationen können in Papierform, elektronischer Form, als Audio- oder Videodatei vorliegen.

Diese Erklärung gilt weltweit und unterliegt den lokalen Gesetzen. Wenn Sie in einem Land oder einer Region wohnen, für die eine spezielle Ergänzung gilt, lesen Sie bitte diese Erklärung zusammen mit der entsprechenden Ergänzung:

• Ergänzung zur Datenschutzerklärung für Bewerber in der EU 
• Ergänzung zur Datenschutzerklärung für Bewerber in Nordamerika
• Ergänzung zur Datenschutzerklärung für Bewerber in China

1. Von uns erfasste personenbezogene Daten

Wenn Sie sich für eine Stelle bei PIA bewerben, erfassen wir personenbezogene Daten, um Ihre Bewerbung zu bewerten. Wenn Sie bestimmte Informationen nicht angeben möchten, können wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht vollständig berücksichtigen. Sie können auch freiwillig zusätzliche Informationen angeben (z. B. Hobbys, die in Ihrem Lebenslauf oder CV aufgeführt sind).

Kategorien personenbezogener Daten

PIA kann die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erfassen:

• Identifikations- und Kontaktdaten – z. B. vollständiger Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Informationen zur Beschäftigung – z. B. beruflicher Werdegang, Berufsbezeichnungen, Referenzen und Gehaltsvorstellungen. Diese können aus Ihrem Lebenslauf, Ihren Bewerbungsunterlagen, Ihrem LinkedIn-Profil, von Personalvermittlern oder aus zulässigen Hintergrundüberprüfungen stammen.
• Ausbildungs- und Hintergrundinformationen – z. B. Abschlüsse, Zeugnisse, Transkripte und, soweit gesetzlich zulässig, Daten zu Kreditwürdigkeit oder Vorstrafen.
• Bild-, Audio- und Videoaufzeichnungen – z. B. CCTV-Aufnahmen von Besuchen in den Räumlichkeiten von PIA oder Aufzeichnungen von Vorstellungsgesprächen oder Assessment-Veranstaltungen.
• Finanzielle Informationen – z. B. Informationen zu Gehalt, Steuern oder Sozialleistungen im Zusammenhang mit Ihrer früheren Beschäftigung (falls relevant).
• Einwanderungsdokumente – gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Überprüfung der Arbeitsberechtigung.
• Bewertungsdaten – z. B. Ergebnisse technischer, psychologischer oder verhaltensbezogener Bewertungen (Sie werden im Voraus darüber informiert).
• Technische Daten und Website-Daten – z. B. Cookies oder Analyseinformationen beim Besuch unserer Karriere-Website (siehe unsere allgemeine Datenschutzerklärung).
• Sonstige freiwillige Angaben – z. B. persönliche Interessen oder zusätzliche Details, die Sie freiwillig mitteilen.

2. Sensible personenbezogene Daten

PIA fordert oder verlangt in der Regel keine sensiblen personenbezogenen Daten (wie Informationen über Religion, Gesundheit, sexuelle Orientierung oder politische Meinungen). Wenn Sie eine Behinderung haben und eine Unterkunft beantragen, können Sie freiwillig relevante Informationen zu Ihrer Gesundheit oder Behinderung angeben.

In bestimmten Rechtsordnungen kann PIA Sie auch bitten, freiwillig Daten über Ihre ethnische Zugehörigkeit, Ihr Geschlecht oder Ihre Behinderung für Diversity-Berichte oder Inklusionsprogramme anzugeben. Die Angabe dieser Informationen ist völlig freiwillig und hat keinen Einfluss auf Ihre Einstellung.

Durch die Angabe sensibler personenbezogener Daten erklären Sie sich damit einverstanden, dass PIA diese für die angegebenen Zwecke und in Übereinstimmung mit dieser Erklärung verarbeitet.

3. Informationen von Dritten

Wir können Informationen über Sie von autorisierten Dritten oder aus öffentlichen Quellen erhalten, z. B. von Anbietern von Hintergrundüberprüfungen, Personalvermittlungsagenturen oder professionellen Netzwerkseiten (z. B. LinkedIn).

Durch die Genehmigung eines solchen Zugriffs gestatten Sie PIA, diese Informationen wie in dieser Erklärung beschrieben zu sammeln, zu speichern und zu verwenden.

4. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

• Zur Verwaltung der Rekrutierung, Auswahl und Bewertung für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, und für potenzielle zukünftige Stellenangebote.
• Zur Überprüfung von Qualifikationen und Referenzen, einschließlich der Durchführung von Hintergrundüberprüfungen (sofern gesetzlich zulässig).
• Zur Verwaltung der Einarbeitung und der allgemeinen Personalverwaltung, wenn Sie eingestellt werden.
• Zur Durchführung von Umfragen zur Zufriedenheit der Bewerber und zur Verbesserung unseres Einstellungsprozesses.
• Zur Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Verpflichtungen (z. B. Überwachung der Vielfalt oder Chancengleichheit).
• Kommunikation mit Ihnen über Ihre Bewerbung und, sofern Sie dem nicht widersprechen, über andere geeignete Stellen.

5. Profiling und automatisierte Entscheidungsfindung

PIA kann Datenanalysen für statistische Zwecke und zur Überwachung der Vielfalt verwenden. Wir treffen keine Einstellungsentscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung oder Profiling basieren.
Wenn eine automatisierte Verarbeitung erhebliche Auswirkungen auf Sie hat, werden Sie darüber informiert und können eine Überprüfung durch einen Menschen beantragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

6. Weitergabe personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten können weitergegeben werden an:

• Unternehmen der PIA-Gruppe – andere mit PIA verbundene Unternehmen, die an der weltweiten Personalbeschaffung oder -bewertung beteiligt sind.
  • Optionen zur Weitergabe von Bewerberdaten: Sie haben die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Ihr Profil gruppenweit weitergegeben werden darf oder nur an die Stelle, die Ihre Bewerbung bearbeitet. Diese Entscheidung können Sie später gegebenenfalls ändern.
• Autorisierte Drittanbieter – wie Personalvermittlungsagenturen, Anbieter von Assessment-Tools, Cloud-Hosting-Dienste und Unternehmen für Hintergrundüberprüfungen.
• Gesetzliche oder behördliche Stellen – wenn die Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wir verlangen von allen Drittanbietern, dass sie Ihre personenbezogenen Daten schützen und die geltenden Datenschutzgesetze durch vertragliche Sicherheitsvorkehrungen und technische Maßnahmen einhalten.

7. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wenn die DSGVO oder gleichwertige Gesetze gelten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Berechtigte Interessen – z. B. für die Personalbeschaffung und den Geschäftsbetrieb, abgewogen gegen Ihre Datenschutzrechte.
• Vertragliche Notwendigkeit – um vor Abschluss eines Arbeitsvertrags Maßnahmen zu ergreifen.
• Gesetzliche Verpflichtungen – zur Einhaltung von Arbeits-, Steuer- oder Einwanderungsgesetzen.
• Einwilligung – für bestimmte Verarbeitungsaktivitäten (z. B. Hintergrundüberprüfungen oder optionale Diversitätsdaten).

8. Datenspeicherung

PIA speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke oder zur Einhaltung geltender gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen erforderlich ist.

Übliche Vorgehensweise:

• Nicht erfolgreiche Bewerber: Die Daten werden 12 bis 24 Monate lang aufbewahrt, um den Aufbewahrungspflichten nachzukommen und Sie für zukünftige Stellenangebote zu berücksichtigen (Sie können eine frühere Löschung beantragen).
• Erfolgreiche Bewerber: Die Einstellungsdaten werden in Ihre Personalakte übertragen und gemäß den internen HR-Richtlinien aufbewahrt.

9. Internationale Datenübermittlungen

Ihre personenbezogenen Daten können in Länder außerhalb Ihres Wohnsitzlandes (z. B. Deutschland, Vereinigte Staaten, China) übertragen und dort verarbeitet werden.

Bei solchen Übermittlungen wendet PIA geeignete Schutzmaßnahmen an, wie z. B. EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) oder andere gesetzlich anerkannte Mechanismen, um einen angemessenen Schutz zu gewährleisten.

10. Sicherheit und Vertraulichkeit

PIA ergreift organisatorische, technische und administrative Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung. Dazu gehören Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, sichere Datenspeicherung und regelmäßige Compliance-Prüfungen.

11. Ihre Verantwortlichkeiten

Sie sind dafür verantwortlich, dass die Informationen, die Sie PIA zur Verfügung stellen, vollständig, korrekt und nicht irreführend sind.

Wenn Sie personenbezogene Daten über andere Personen (z. B. Referenzpersonen) weitergeben, sind Sie dafür verantwortlich, diese Personen zu informieren und gegebenenfalls ihre Zustimmung einzuholen.

12. Ihre Rechte

Je nach Ihrem Standort und den geltenden Gesetzen haben Sie möglicherweise das Recht:

• Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.
• Unrichtige Informationen zu korrigieren oder zu aktualisieren.
• Löschung nicht mehr erforderlicher Daten zu verlangen.
• Verarbeitung einzuschränken oder zu widersprechen.
• Die Übertragbarkeit Ihrer Daten zu beantragen.
• Widerrufen Sie Ihre Einwilligung (sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert).
• Beantragen Sie eine menschliche Überprüfung wichtiger automatisierter Entscheidungen.

Um Ihre Rechte auszuüben oder eine Datenschutzanfrage zu stellen, kontaktieren Sie uns bitte.

13. Aktualisierungen dieser Erklärung

PIA kann diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Alle Aktualisierungen werden auf unserer Website veröffentlicht.
Bei wesentlichen Änderungen hinsichtlich der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten werden wir Sie gemäß den gesetzlichen Bestimmungen benachrichtigen.

14. Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu dieser Erklärung oder zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an:
datenschutz@piagroup.com

Ergänzung zur Datenschutzerklärung für Bewerber:innen in Deutschland/der EU

Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns, dass Sie sich bei einem Unternehmen der PIA-Gruppe beworben haben. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

1. Ihre Rechte als betroffene Person.

Zunächst möchten wir Sie an dieser Stelle über Ihre Rechte als betroffene Person informieren. Diese Rechte sind in den Art. 15 - 22 EU-DS-GVO normiert. Dies umfasst:

• Das Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DS-GVO),
• Das Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DS-GVO),
• Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DS-GVO),
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO),
• Das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 EU-DS-GVO),
• Das Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 EU-DS-GVO).

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: datenschutz@piagroup.com. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

2. Arten von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Zu den Pflichtangaben gehören:

• Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anschrift,)
• Qualifikationsdaten (Anschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation)
• (Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate (Leistungsdaten, Beurteilungsdaten etc.)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)

Darüber hinaus können weiter besondere Angaben (z.B. polizeiliches Führungszeugnis, Ergebnisse Eignungstest), die evtl. aufgrund der zu besetzenden Position erforderlich sein und müssen im Nachgang von der Personalabteilung angefordert werden:

Außerdem bestehe die Möglichkeit, uns freiwillig, weitere Daten (z.B. Profile in beruflichen Social Media Netzwerken, Bewerbungsfoto, …) zu übermitteln.

Um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten bestmöglich zu schützen, setzen wir entsprechende Sicherheitsmaßnahmen um. Ihre Bewerbungsunterlagen werden durch unser Bewerbungssystem verschlüsselt an uns übertragen. Die Vorkehrungen zur Datensicherung entsprechen dabei stets dem aktuellen Stand der Technik.

3. Herkunft der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten.

Außerdem erhalten wir personenbezogene Daten von folgenden Stellen:

• Andere Konzernunternehmen
• Dienstleister zur Bewerbervermittlung

Und wir verarbeiten personenbezogene Daten, die aus öffentlichen Quellen, d.h. berufsbezogenen sozialen Netzwerken stammen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Um den Datenschutz zu wahren erfolgen solche Datenverarbeitungen erst nach Abschluss der Bewerberauswahl und unmittelbar vor Ihrer Einstellung.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Sofern besondere Arten personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten) ist die Rechtsgrundlage § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

5. Weitergabe an Dritte

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten.

Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Bei bestimmten Positionen kann es erforderlich sein, dass Ihre Bewerberdaten im Rahmen des Auswahlprozesses auch an einen Vorgesetzten im Ausland weitergeleitet werden, beispielsweise wenn die Berichtslinie („dotted-line“) international verläuft. Dies dient dazu, eine fachliche Beurteilung und Abstimmung sicherzustellen. Dabei achten wir darauf, dass der Zugang zu Ihren Daten auf die Personen beschränkt ist, die diesen für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens benötigen. Die Unternehmen der PIA-Gruppe können Sie unter diesem Link abrufen: https://www.piagroup.com

6. Drittlandübermittlung / Drittlandübermittlungsabsicht

Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir die von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellten Standard-Datenschutzklauseln ab. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor.

7. Speicherdauer der Daten.

Wir speichern Ihre Daten im Bewerbungsverfahren im Einklang mit geltendem Recht und löschen diese nach spätestens sechs Monaten.

Eine Aufbewahrung der Daten darüber hinaus erfolgt nur in den Fällen, in denen wir hierzu verpflichtet oder berechtigt sind, z.B. wenn Sie uns die Erlaubnis erteilt haben, Ihre Daten für eine bestimmte, längere Dauer zu speichern oder zur Rechtsausübung. Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten für weitere sechs Monate in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Danach werden die Daten nach Ablauf von einem Jahr gelöscht. Sie haben jederzeit, auch vor Ablauf der weiteren Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten, die Möglichkeit, Ihre Zustimmung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenden Sie sich hierzu bitte an: datenschutz@piagroup.com. 

Vorschriften, die uns zur Aufbewahrung verpflichten, finden sich beispielsweise im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung. Zudem sind Verjährungsfristen zu beachten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung im Rahmen des Bewerbungsprozesses.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

9. Änderungen dieser Informationen

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen aktualisieren und Sie rechtzeitig über die Änderungen informieren.

PIA North America Job Applicant Privacy Notice Supplement

A. General Section – Applicable to All Applicants

1. Introduction

PIA Automation Group and its affiliates (hereinafter referred to as "we," "our," or the "Company") respect your privacy and are committed to transparent practices regarding your personal information. This Notice explains how we collect, use, disclose, and protect your personal information when you apply for a position in North America (including the United States, Canada, and Mexico) directly through our official careers website.

You will be informed if certain information is legally mandatory for employment verification or other statutory purposes.

2. Information We Collect

We collect personal information directly from you, automatically through our systems, and from third-party sources.

Information You Provide:

• Identification & Contact Details: Name, address, email, phone number, government identifiers (limited to what is legally necessary).
• Employment & Qualifications: Work history, education, skills, professional certifications, references, salary expectations, immigration/work authorization documents.
• Assessment Data: Results from technical, behavioral, or psychological assessments (with prior notice and separate consent where required by law).
• Voluntary Information: Optional information such as hobbies, interests, or diversity-related data.

Sensitive Personal Information:

• Health/Disability Information: Collected only when voluntarily provided to request reasonable accommodations, in accordance with ADA (US) and applicable laws.
• Diversity Information: Voluntarily provided demographic information for monitoring purposes; not used in hiring decisions.
• Background Information: Criminal history, credit screening, and other verification data collected through third-party providers with proper legal authorization.

Information Collected Automatically:

• Technical information such as IP address, device information, and browsing behavior collected via cookies and similar technologies.

Information from Third Parties:

• Public sources (e.g., professional social media like LinkedIn)
• Your designated references and prior employers
• Third-party recruitment agencies and background check providers
• Other PIA Group entities

3. How We Use Your Personal Information

We use your information for legitimate recruitment-related purposes:

• Evaluating qualifications and suitability for current and future positions
• Managing recruitment communications and processes
• Conducting background verification and assessments, where legally permitted
• Analyzing and improving recruitment practices
• Complying with legal and regulatory obligations
• Providing reasonable workplace accommodations
• Establishing, exercising, or defending legal claims

Automated Processing:

We may use automated technologies for application screening and analysis; however, all final hiring decisions involve meaningful human review.

4. How We Share Your Personal Information

We may disclose your personal information to:

• PIA Group Entities: For global recruitment management and position matching
• Service Providers: Third parties providing recruitment services under strict contractual data protection obligations
• Legal & Regulatory Authorities: When required by law, regulation, or legal process
• Business Transfers: In connection with mergers, acquisitions, or business reorganizations

We do not sell personal information or share it for cross-context behavioral advertising.

5. International Data Transfers

Your personal information may be transferred to and processed in countries outside your residence, including China, EU member states, and other jurisdictions where PIA operates. We implement appropriate safeguards such as:

• Standard Contractual Clauses approved by relevant authorities
• Binding corporate rules where applicable
• Other legally approved transfer mechanisms

6. Data Security and Retention

We maintain comprehensive technical and organizational measures to protect your personal information against unauthorized access, disclosure, or destruction.

Retention Periods:

• Unsuccessful applications: Retained for 12 months unless you consent to longer retention for future opportunities
• Successful applications: Transferred to employee personnel records
• Legal requirements may necessitate longer retention periods

B. Country-Specific Supplements

1. For Applicants in the United States

Privacy Rights:

Depending on your state of residence, you may have rights to:

• Know what personal information we collect, use, and disclose
• Access and receive copies of your personal information
• Request deletion of your personal information
• Correct inaccurate personal information
• Limit use of sensitive personal information
• Opt-out of certain automated decision-making processes
• Not be discriminated against for exercising privacy rights

Exercising Rights:

Submit verifiable requests to the contact information below. We will respond within the timeframe according to the laws and regulations, and in a timely manner.

2. For Applicants in Canada

Legal Framework:

• We adhere to the 10 fair information principles under PIPEDA and substantially similar provincial laws.

Consent:

• General application information: implied consent through application submission
• Sensitive information: explicit consent obtained where required

Privacy Rights:

• Right to access your personal information
• Right to correct inaccurate information
• Right to withdraw consent (with legal limitations)

Exercising Rights:

Submit requests to the contact information below. We will respond within the timeframe according to the laws and regulations, and in a timely manner.

3. For Applicants in Mexico

You have the right to:

• Access your personal data
• Rectify inaccurate or incomplete data
• Cancel (delete) your data
• Oppose the use of your data for specific purposes

Consent:

By submitting your application, you provide consent for processing as described in this Notice.

Exercising Rights:

Submit formal requests to the contact information below. We will respond within the timeframe according to the laws and regulations, and in a timely manner. Complaints may be filed with INAI (Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales).

C. Contact Us

For questions or to exercise your privacy rights, please contact us and specify your country of application:

United States & General Inquiries:

Email: privacy.na@piagroup.com

Phone: +1 812 485 5500

Canada:

Email: privacy.na@piagroup.com

Phone: +1 416 665 9797

Mexico:

Email: privacy.na@piagroup.com

Phone: +52 477 167 5042

D. Changes to This Notice

We may update this Notice to reflect changes in our practices or the law. The updated version will be posted on our careers website with a revised effective date.

求职者个人信息保护声明（中国地区）

China Job Applicant Privacy Notice Supplement

引言 / Introduction

宁波均普智能制造股份有限公司及其关联实体（以下简称“我们”或“公司”）是为您申请的职位空缺进行招聘的公司。我们深知个人信息对您的重要性，并承诺根据《中华人民共和国个人信息保护法》及相关法律法规，对您的个人信息予以保密、妥善保护与合规处理。本声明旨在说明我们在招聘过程中如何收集、使用、存储、共享和保护您的个人信息，并告知您享有的权利。

Ningbo PIA Automation Holding Corp. and its affiliates (hereinafter referred to as "we", "our", “PIA Group” or the "Company") is the company recruiting for the job vacancy you have applied for. We understand the importance of your personal information and are committed to keeping it confidential, well-protected, and processed in compliance with the Personal Information Protection Law of the People's Republic of China and other applicable laws and regulations. This Notice is designed to inform you about how we collect, use, store, share, and protect your personal information during the recruitment process, as well as your rights.

一、我们收集的个人信息 / Personal Information We Collect

当您申请本公司职位时，我们需要您提供个人信息以评估您的申请。若您不提供必要信息，我们可能无法将您视为候选人。您也可能主动提供我们未特别要求的信息（例如，简历中包含的个人爱好等）。所有信息均基于自愿原则提供，您可自行决定提供信息的范围。

When you apply for a position with our Company, we require you to provide personal information to evaluate your application. If you do not provide the necessary information, our ability to consider you as a candidate may be limited. You may also voluntarily provide us with information we have not specifically requested (e.g., hobbies included in your resume). All information is provided on a voluntary basis, and you determine the extent of information you provide to us.

我们收集的个人信息类型包括：

The types of personal information we collect include:

• 身份与联系信息：姓名、性别、国籍/公民身份、住址、电子邮件地址、电话号码及其他联系信息。
  Identification and Contact Information: name, gender, nationality/citizenship, address, email address, phone number, and other contact details.
• 求职与就业信息：简历、应聘职位、工作经历、教育背景（含学位、证书、成绩单）、专业技能、资格证书、语言能力、薪资期望、推荐人信息。
  Application and Employment Information: resume/CV, position applied for, work experience, educational background (including degrees, certificates, transcripts), professional skills, qualifications, language proficiency, salary expectations, and reference information.
• 面试与评估信息：面试记录、测评结果（如能力测试、心理测试）。
  Interview and Assessment Information: interview records, assessment results (such as aptitude tests, psychological tests).
• 技术信息：访问我们的招聘网站时，可能通过Cookie及类似技术收集IP地址、设备信息等。
  Technical Information: when you visit our recruitment website, we may collect your IP address, device information, etc., through cookies and similar technologies.
• 您选择提供的其他信息：作品集、个人偏好、爱好等。
  Other Information You Choose to Provide: portfolio, personal preferences, hobbies, etc.

二、敏感个人信息处理 / Processing of Sensitive Personal Information

在特定情况下，我们可能会征求您提供以下敏感个人信息以符合法律或政策要求，例如：

• 健康信息（用于提供工作便利或职业适应性评估）；
• Diversity or demographic information（用于法定报告或支持公司多元化和包容性目标）；

In specific cases, we may request your consent to provide the following sensitive personal information to comply with legal or policy requirements, for example:

• Health information (for providing workplace accommodations or evaluating role fitness);
• Diversity or demographic information (for statutory reporting or supporting the Company’s diversity and inclusion objectives).

任何敏感个人信息的收集、存储和使用，均会严格遵循最小必要原则，仅用于明确目的，并采取技术及管理措施保护其安全。

Any collection, storage, and use of sensitive personal information will strictly follow the principle of data minimization, used only for the specified purposes, and protected with technical and organizational measures.

三、我们从其他来源获取的信息 / Information We Obtain from Other Sources

我们可能从以下第三方获取您的个人信息： / We may obtain your personal information from the following third-party sources:

• 公开来源：专业社交媒体资料（如LinkedIn）。
  Public Sources: professional social media profiles like LinkedIn.
• 第三方服务提供商：经您同意后进行的背景调查机构。
  Third-party Service Providers: background check agencies, subject to your consent.
• 您提供的推荐人
  Your provided references
• PIA集团内的其他关联公司
  Other affiliated companies within the PIA Group

授权我们访问此类信息，即表示您同意我们可根据本声明收集、存储和使用这些信息。

By authorizing us to access such information, you agree that we may collect, store, and use this information in accordance with this Notice.

四、我们如何使用您的个人信息 / How We Use Your Personal Information

我们将您的个人信息用于以下目的： / We use your personal information for the following purposes:

• 招聘流程管理：候选人筛选、评估（含必要的心理测试）、面试安排及录用决策（临时或长期），以及为您申请的本职位及后续潜在职位进行考虑。
  Recruitment Process Management: candidate screening, assessment (including necessary psychological testing), interview scheduling, hiring decisions (temporary or permanent), and consideration for the position you applied for and subsequent potential opportunities.
• 人力资源行政管理：若您被录用，用于办理入职及相关人事管理。
  HR Administration and Management: if you are hired, for onboarding and related personnel management.
• 申请分析：验证您提供的推荐信、进行法律允许的背景调查及相关评估。
  Application Analysis: verifying references you provide, conducting legally permitted background checks and related assessments.
• 流程改进：通过满意度调查等方式管理和改进招聘流程。
  Process Improvement: managing and improving our recruitment processes through methods such as satisfaction surveys.
• 合规与治理：遵守公司治理及法律要求（例如履行多元化招聘的法定监测义务）。
  Compliance and Governance: complying with corporate governance and legal requirements (e.g., statutory monitoring obligations for diversity recruitment).
• 与您沟通：告知您申请的当前状态及未来工作机会（除非您告知我们不希望保留信息用于此目的）。
  Communication with You: informing you of the current status of your application and future job opportunities (unless you tell us you do not wish us to retain your information for this purpose).
• 行使法律权利：为确立、行使或抗辩我们的合法权利所必需。
  Exercising Legal Rights: where necessary to establish, exercise, or defend our legal rights.

五、自动化决策 / Automated Decision-Making

作为招聘流程的一部分，我们不会在无任何人工干预的情况下，仅通过自动化处理方式对候选人做出最终决定。

As part of the recruitment process, we do not make final decisions regarding candidates based solely on automated processing, without any human involvement.

六、我们如何共享和披露您的个人信息 / How We Share and Disclose Your Personal Information

我们仅在“有必要知悉”的基础上，与因履行其职责或具有合法业务需要而必须访问信息的内部人员及第三方共享您的个人信息。

We share your personal information on a "need-to-know" basis with internal personnel and third parties who require access to perform their duties or have a legitimate business need.

可能披露给的对象包括： / Potential recipients include:

• PIA集团内部：为招聘及评估目的，必要时在集团内共享。
  Within the PIA Group: for recruitment and assessment purposes, shared internally as necessary.
• 第三方服务提供商：提供招聘系统、背景调查、评估等服务的第三方。
  Third-party Service Providers: third parties providing recruitment platforms, background checks, or assessment services.
• 法律要求：依法遵守政府、法院或其他司法机构的要求。
  Legal Requirements: to comply with government, court, or other judicial requirements.
• 合法权益保护：为确立、行使或捍卫公司合法权益。
  Exercising Legal Rights: to establish, exercise, or defend the Company’s legal rights.

我们不会公开披露您的个人信息。 / We do not publicly disclose your personal information.

七、跨境传输 / Cross-Border Transfer

由于业务全球化，为完成招聘流程及内部管理，您的个人信息可能传输至中国大陆以外的国家或地区（如未来境外上级或集团总部进行专业评估）。我们将采取符合法律法规规定的方式进行跨境传输。

Due to the global nature of our business, and to complete the recruitment process and internal management, your personal information may be transferred to countries or regions outside the Chinese mainland (e.g., for professional assessment by potential overseas supervisors or group headquarters). All cross-border data transfers will be conducted in compliance with applicable laws and regulations.

八、个人信息保存期限 / Data Retention Period

我们仅在实现本声明目的及遵守法律规定的期限内保留个人信息。

We retain your personal information only for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Notice and to comply with the retention periods stipulated by applicable laws.

• 未录用：招聘流程结束后保留24个月用于未来职位匹配，可随时请求删除。
  If You Are Not Hired: retained for 24 months for potential future job matching; you may request deletion at any time.
• 已录用：转入员工档案，适用《员工个人信息保护政策》。
  If You Are Hired: transferred to employee personnel files and subject to the Employee Personal Information Protection Policy.

九、您的权利 / Your Rights

根据《个人信息保护法》，您享有：

In accordance with PIPL, you have the following rights:

• 查询与复制 / Access and Copy: 查询和获取我们持有的个人信息。
• 更正与补充 / Correction and Supplementation: 请求更正或补充不准确/不完整信息。
• 删除 / Deletion: 在法定条件下请求删除个人信息。
• 撤回同意 / Withdraw Consent: 随时撤回已授权同意，不影响撤回前的合法处理。
• 解释权 / Right to Explanation: 请求说明个人信息处理规则。

行使权利请通过第十二条联系方式提交请求，我们将对您的要求及时处理。

To exercise these rights, submit a request via Section 12 contact details. We will verify and process your request in time.

十、信息安全 / Information Security

我们实施技术和管理措施（访问控制、加密、安全审计、培训等）保护个人信息安全。

We implement technical and organizational measures (access control, encryption, security audits, training, etc.) to protect personal information.

发生安全事件时，我们将依法履行告知义务，说明事件、影响及处理措施，并报告主管机关。

In the event of a security incident, we will fulfill notification obligations, explain the incident, potential impact, and actions taken, and report to competent authorities.

十一、变更与更新 / Changes and Updates

根据业务发展或法律法规变更更新本声明，并在页面发布。重大变更将通过适当方式通知。

We may update this Notice based on business needs or legal changes. Updates will be posted on this page, with material changes notified via appropriate channels.

十二、联系我们 / Contact Us

如有疑问、建议或投诉，请联系： / For questions, suggestions, or complaints, please contact:

人力资源部 / HR Department

• 邮箱 / Email: cangjie.li@piagroup.com
• 电话 / Phone: +86-15558286833
• 邮寄地址 / Mailing Address: No. 99, Qingyi Road, Yinzhou District, Ningbo